Bedrijfsreportages

Voorkom boetes én controles met het Keurmerk RitRegistratieSystemen

Redactie 7 januari 2014 4 minuten leestijd

Voldoet uw ritregistratie aan de strenge eisen van de Belastingdienst?

De eisen die aan de ritregistratie worden gesteld worden met ingang van 2014 strenger. Daarom is er nu een Keurmerk voor RitRegistratieSystemen. Dit Keurmerk wordt door een onafhankelijke stichting verstrekt aan een leverancier, die de rittenadministratie goed heeft geregeld waardoor boetes voorkomen worden. Decos Cartracker heeft als één van de eerste leveranciers het Keurmerk ontvangen. De certificering toont aan dat het ritregistratiesysteem volledig voldoet aan de steeds strengere eisen van de Belastingdienst. “Erg fijn voor de eindgebruikers, want over een paar weken begint alweer een nieuw fiscaal jaar. Je kunt het nu – eindelijk – eenvoudig regelen!”

“Dankzij dit certificaat is het voor degebruikers veel eenvoudiger een keuze te maken voor een leverancier,” aldus Moniek Hop, manager van Decos Cartracker. “Wil je een 100% sluitende administratie, waarin zakelijke ritten op betrouwbare wijze gescheiden worden van privé ritten, dan kies je voor een partij met het Keurmerk. Dat heeft grote voordelen: je weet zeker dat je registratie aan alle eisen voldoet en je hebt met één druk op de knop een fiscaal kilometerrapport van een heel jaar. Bovendien is de kans op controle veel kleiner. ”

Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen

Het keurmerk RRS is opgericht door een onafhankelijke stichting, in nauwe samenwerking met de Belastingdienst. Zij wilden het voor de klant vereenvoudigen een onderscheid te kunnen maken in een markt van meer dan 100 systemen en aanbieders. Niet iedere leverancier verwerkt immers de steeds veranderende normen van de fiscus in zijn software. Leveranciers met het keurmerk voldoen niet alleen aan de eisen, maar tonen tevens aan dat de privacy en continuïteit bij hen goed zijn geregeld. Een sluitende administratie is ten eerste een verantwoordelijkheid van de bestuurder, die nog heel vaak een handmatige administratie voert. “Onbegrijpelijk”, volgens Hop. “Dit kost zoveel tijd, en als werkgever ben je verantwoordelijk voor de kilometerregistratie. Je loopt dus kans op boetes van duizenden euro’s als je het niet goed geregeld hebt. Met het keurmerk sluit je het risico hierop volledig uit, tenzij je werknemers bijvoorbeeld met hun zakelijke auto op vakantie naar Zuid-Italië gaan. Als onze klanten een controle krijgen van de Belastingdienst, wordt hun rapport zeker geaccepteerd, dat is wat het Keurmerk garandeert. Een ritregistratiesysteem levert bovendien nog een grotere efficiency en flinke kostenbesparing op. Het levert namelijk veel waardevolle data op, waarmee je de inzet van het wagenpark en de medewerkers kunt optimaliseren. Inzicht in processen, live volgen van voertuigen, sturen op rijgedrag: meerdere klanten hebben besparingen van ruim 100.000 euro op het wagenpark gerealiseerd.”

Decos Cartracker

Decos Cartracker is kennisleider in intelligente track & trace en fleetmanagement oplossingen: live track & trace, (fiscale) kilometerregistratie, urenregistratie en wagenparkbeheer. Daarnaast heeft Cartracker een uniek scoringsmodel dat inzicht in het rijgedrag biedt, waarmee chauffeurs gestuurd kunnen worden op een kosten- en milieubewuste rijstijl. Bovendien biedt Decos een koppeling met de zakelijke tankpas, waarmee het gebruik van de tankpassen helder in kaart wordt gebracht en brandstofdiefstal kan worden voorkomen.