Legal & Finance

Meer privacyrechten voor werknemers per 25 mei 2018: zorg dat je bent voorbereid!

Redactie 20 november 2017 2 minuten leestijd

Dat een werkgever persoonsgegevens van een werknemer verwerkt is logisch en wettelijk verplicht. Maar vaak worden meer NAW gegevens geregistreerd dan strikt noodzakelijk.

Het verwerken van deze aanvullende gegevens mag een werkgever vanaf 25 mei 2018 (na de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming “AVG”) alleen nog als zij voorafgaand, expliciete en ondubbelzinnige toestemming heeft van de werknemer. Je doet er daarom verstandig aan om een privacyverklaring of een privacyreglement op te stellen, dan wel deze informatie in het personeelshandboek op te nemen.

Check jouw handboek hier ook op!

In het kort een overzicht van een aantal privacyregels waar je rekening mee moet houden
•   Zorg voor toestemming van iedere werknemer als je meer gegevens registreert dan wettelijk noodzakelijk is en maak vervolgens een proportionaliteitstoets.
•   Er dient een transparant en helder beleid te zijn met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Vragen van een werknemer hierover dienen binnen 1 maand te zijn beantwoord.
•   De werknemer krijgt recht om een kopie te vragen van zijn volledige personeelsdossier, welke de werkgever in PDF-vorm    binnen 1 maand moet verstrekken.
•   De werknemer heeft het recht op dataportabiliteit. Dat wil zeggen dat de werknemer het recht heeft om zijn persoonsgegevens mee te kunnen nemen op bijvoorbeeld een USB-stick.
•   De werknemer heeft het recht op vergetelheid. Als de verwerking van de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de verwezenlijking van het doel, dan kan de werknemer vorderen dat deze gegevens definitief worden verwijderd.
•   Een werkgever met meer dan 250 werknemers en ondernemingen die op grote schaal persoonsgegevens verwerken, moeten registers bijhouden van de persoonsgegevens verwerking.
•   Als je als werkgever sollicitanten googelt of gebruik maakt van gegevens verkregen via social media of internet (ook al zijn die bronnen openbaar), dan dien je dit vooraf in de advertentie kenbaar te maken en aan te geven dat dit onderdeel van de sollicitatieprocedure kan zijn en dat de sollicitant door te solliciteren zijn toestemming daaraan verleent.

Elizabeth Ilik
jurist
JAN Accountants & Belastingadviseurs
www.jan.nl