Legal & Finance

Hoe wordt mijn ICT-project wel een succes?

Redactie 23 oktober 2017 4 minuten leestijd

In de media verschijnen regelmatig berichten over wéér een mislukt ICT-project. Veelal bij de overheid, maar ook in de ‘private sector’ blijkt dit nogal eens een lijdensweg. Naast de inhoudelijke strubbelingen geeft de overeenkomst, die de opdrachtgever met de ICT-dienstverlener heeft gesloten, vaak weinig comfort. Hoe kunnen partijen dat verbeteren?

De waarde van de overeenkomst mag niet worden onderschat. Zeker in het zakelijke verkeer is de rechter sterk geneigd partijen aan de inhoud van de door hen gesloten overeenkomst te houden. Daarbij is in de praktijk de ruimte voor uitleg doorgaans beperkt, met name als partijen niet uitgebreid over de inhoud van hun overeenkomst hebben onderhandeld. Naast een gebrek aan communicatie en verwachtingsmanagement (zowel bij de klant als bij de dienstverlener) wordt te vaak en te gemakkelijk gegrepen naar modelcontracten, zonder daar verder over te spreken. Partijen weten dan niet wat ze precies met elkaar afspreken. Het contract werkt als een soort gereedschapskist, waarvan niemand weet wat er inzit en die pas wordt geopend als zich problemen voordoen.

Checklist
Een overeenkomst moet juist een checklistfunctie hebben. Zeker in de ICT. Een checklist werkt alleen maar als je voldoende tijd hebt genomen bij de bepalingen die in het contract moeten en welke doestellingen je wilt bereiken. Een veel voorkomend probleem daarbij is dat partijen niet helemaal duidelijk voor ogen hebben wat ze precies willen of nodig hebben. Klant en leverancier kijken vanuit andere perspectieven. Ook aan de kant van de dienstverlener gaat het geregeld fout.
Deze biedt aan de bestelde ICT-omgeving te realiseren op basis van een standaard platform zonder de randvoorwaarden te verkennen of na te gaan wat de klant echt nodig heeft. Gaandeweg het project komt men erachter dat meer maatwerk moeten worden geboden en doemt de eerste discussie op over de kosten en meerwerk.

Haalbaarheid
Hoe kunnen deze problemen worden voorkomen? Begin met een haalbaarheidsanalyse. Hoe eenvoudig het ook lijkt, schakel hiervoor bij voorkeur een deskundige partij in, die op inhoudelijk vlak tegenwicht kan bieden aan de ICT-dienstverlener. Ook voor de ICT-dienstverlener levert dit voordeel op: die kan daardoor direct inhoudelijk schakelen en een prestatie leveren die aansluit bij de verwachtingen van beide partijen.

Verwachtingen
Leg daarnaast contractueel vast, wat concreet wordt verwacht en denk daarbij aan tussentijdse milestones. Bepaal daarbij dat het niet halen van zo’n milestone financiële gevolgen kan hebben voor de dienstverlener en zelfs tot beëindiging van het contract kan leiden. Het niet opnemen van een milestone is risicovol. Op het moment dat de opdrachtgever al halverwege het project voelt aankomen dat de afgesproken datum niet wordt gehaald, is hij machteloos. Hier dringt de vergelijking zich op met de auto die met 180 kilometer per uur op een muur afrijdt terwijl de remmen het niet meer doen. Hoe concreter de milestone en opleveringsverplichtingen worden geformuleerd, hoe groter de haalbaarheidskans.
In de rechtspraak zien we nog te vaak dat aan het niet halen van milestones geen gevolgen worden verbonden, omdat deze te vaag zijn geformuleerd. Ook moeten partijen niet blijven doormodderen als deadlines niet worden gehaald. Durf hard te zijn; gebrek aan ruggengraat kan een lankmoedige ondernemer in een procedure opbreken.

Kortom, ook een geslaagd ICT-project valt of staat mede met een goed doordacht en uitonderhandeld contract. Investeer daar ook in!

BENJAMIN NIEMEIJER
Advocaat
La Gro Advocaten
www.lagrolaw.nl