Legal & Finance

Goed debiteurenbeheer; een ‘must’

Redactie 15 augustus 2017 3 minuten leestijd

Een goed gestructureerd debiteurenbeleid versterkt de liquide en daarmee financiële positie van je onderneming, het levert dus geld op! Goed debiteurenbeheer begint met ‘selectie aan de poort’. Wie accepteer je als klant en wie niet? Win informatie in over de potentiële debiteur bij de KvK, via het internet en/of je netwerk. Voorkomen is immers beter dan genezen!

Facturatie
Zorg dat kort na de levering van je product(en) of dienst wordt gefactureerd. Dit leidt tot een snellere betaling. Let er op dat de factuur juist is en alle juiste gegevens bevat, zoals de tenaamstelling, het factuurnummer, datum, BTW nummer en omschrijving. Verwijs op de factuur ook naar de algemene voorwaarden die je gebruikt. Hier zijn meestal de gevolgen voor de debiteur bij niet tijdige betaling in opgenomen.

Achterstallige betalingen
De volgende stap in effectief debiteurenbeheer is het tijdig signaleren van achterstallige betalingen en een adequate reactie. Stuur de debiteur (direct) een vriendelijk bericht wanneer de betalingstermijn overschreden is met het verzoek alsnog te betalen. De debiteur raakt er zo mee bekend dat je de termijnen strikt in de gaten houdt.

Mocht ook nu betaling achterwege blijven, stuur dan een aanmaning (sommatie). Bel vervolgens enkele dagen later na en attendeer de debiteur op de factuur. Blijft betaling uit, stuur dan een sommatie waarbij ook een boete of administratiekosten in rekening worden gebracht.

Levert dit geen betaling op, geef de vordering dan uit handen en neem geen nieuwe opdrachten aan van de debiteur tot de openstaande facturen betaald zijn.

Vastlegging
Zorg voor dossieropbouw. Documenteer alle brieven, mails, telefoongesprekken (inclusief terugbelverzoeken) en toezeggingen. Deze komen van pas als het tot een gerechtelijke procedure komt.

Hanteer een strakke planning en hou je ook aan de termijnen. Al met al zou een goed georganiseerd debiteurenbeheer moeten leiden tot minder afschrijvingen op je debiteuren, toename van de liquiditeit van je onderneming, lagere rentelasten en toename van je winst. De (extra) tijd die je in een adequaat debiteurenbeheer steekt, verdient zich dus terug.

Elizabeth Ilik
jurist
JAN Accountants & Belastingadviseurs
www.jan.nl