Ik ben dol op plantjes, boompjes en tuinieren. Een halve dag meelopen op een plantenkwekerij leek me dan ook fantastisch. Vol goede moed stond ik ’s ochtends klaar voor mijn eerste kennismaking met de plantenkwekerijwereld. Het was iets minder romantisch dan ik me had voorgesteld…. Bijna 30 hectaren kassen met miljoenen plantjes en allemaal hardwerkende mensen, duizelingwekkend!
Helaas mocht ik niet alleen voor de gezelligheid langskomen. De medewerkers van de kwekerij irriteerden zich aan de manier van werken en vonden dat ze onnodig veel tijd kwijt waren aan zoeken. Het management vond dat er ook erg veel kosten werden gemaakt voor materialen. Gedurende de ochtend heb ik veel medewerkers gesproken. Wat in elk gesprek terugkwam was de frustratie over het vele zoeken. De gereedschappen die ze nodig hadden waren altijd kwijt. Dit kostte onnodig veel tijd en irritatie. Gelukkig kun je zoeken heel goed voorkomen, alleen moet je er wel even de tijd voor nemen.
Stap 1: Doe weg wat je nooit gebruikt
We zijn gestart met het inventariseren van alle spullen. We hebben alles verzameld en bij elkaar gezet op een lege plaats in de kwekerij. Tot hilariteit van de medewerkers bleek dat er meer setjes handschoenen waren dan medewerkers. Het barstte van de gereedschappen, van alles was veel meer dan nodig.Wat bleek: elke keer als iemand iets niet kon vinden werd er een nieuwe besteld. Die raakten ze op enig moment ook weer kwijt en zo werd het proces eindeloos herhaald.
We kwamen ook veel spullen tegen die al lang niet meer werden gebruikt. Alles waarvan de medewerkers dachten het nooit nodig te hebben, lieten we op de centrale plaats staan. We spraken af dat als iemand 1 van deze spullen wel nodig zou hebben, hij het hier vandaan zou halen.Alles wat er na 3 maanden nog stond hebben we weggedaan. Deze dingen werden echt niet meer gebruikt en vertroebelden het beeld als iemand iets zocht. Ze werden wel elke keer aan de kant gelegd of bekeken, wat onnodig veel tijd kostte.
Stap 2: Schik alles op een handige manier
De overgebleven spullen hebben de medewerkers zelf een handige plek gegeven in de kwekerij. Alles zo dicht mogelijk bij de plek waar het veel werd gebruikt. Ook hebben ze direct de nieuwe vaste plaats van elk gereedschap gemarkeerd, bijvoorbeeld met tape. Zo kun je precies zien wat waar hoort te staan. Alles heeft een vaste plaats gekregen die voor iedereen herkenbaar is. En het is duidelijk waar je de spullen weer terug moet zetten, zodat ze er de volgende keer ook weer staan.
Stap 3: Onderhoud je nieuwe systeem
Nu alles opnieuw was ingericht werd het zaak dit ook zo overzichtelijk te houden. We hebben elke medewerker verantwoordelijk gemaakt voor een deel van de kwekerij. In elk gebied was een medewerker verantwoordelijk voor het netjes houden van de werkvloer. Deze persoon zag er ook op toe dat anderen zich ook aan de regels hielden. En dat werkte perfect. Doordat iedereen ergens voor verantwoordelijk was, werd elk stukje van de werkvloer netjes onderhouden. Op die manier was de terugval beperkt.
Tot ieders tevredenheid hebben we enorm veel zoektijd bespaard. Daarnaast werden er ook minder kosten gemaakt, omdat er minder materiaal werd gekocht. Bijvangst was de ruimte die vrijkwam en de hogere veiligheid op de werkvloer doordat er minder spullen stonden.
Het was even zoeken naar de juiste oplossing, maar uiteindelijk is het gelukt.
Waarnaar zoek jij veel in je werk? Gereedschappen, documenten, mails of iets anders? En wanneer ga je dit verbeteren en stop je met zoeken?
PIETER VAN SLIGTENHORST
LEAN2SUCCES
PIETER [email protected]
