Klanten wachten vaak onnodig lang. Het duurt soms een eeuwigheid voordat je product of dienst geleverd wordt. En jij maar wachten…ergeren…weer bellen hoe het ervoor staat…en weer wachten. Tot het moment dat het eindelijk zover is. De lol is er dan al vanaf. Echt blij ben je niet meer, eerder opgelucht dat het eindelijk achter de rug is.
Medewerkers zijn druk en hard aan het werk, en toch moeten klanten lang wachten.
Neem nou het wachten op een offerte. Ik maak het regelmatig mee dat dit zomaar een paar weken duurt. En dat kan je heel veel mooie klanten kosten, zonde! En onnodig, het is vaak relatief eenvoudig om lange wachttijden te voorkomen en klanten veel sneller te helpen.
Door goed na te denken over hoe je het werk doet en op een andere manier te plannen kun je wachttijden aanzienlijk terugdringen.
Plan je werk op een andere manier
Laat iemand iets komen inmeten voor een verbouwing…duurt soms 6 weken voordat je een offerte krijgt. Dit kun je als aannemer ook anders plannen: Ga niet inmeten als je geen tijd hebt voor een offerte. Het is veel handiger om direct na het inmeten een uur vrij te plannen om de offerte te maken. Hiermee bespaar je ook nog werktijd. Je hoeft je een paar weken later namelijk niet opnieuw in de potentiële klant te verdiepen. Je wint dus tijd en helpt je klant sneller.
Ook door werk niet op te sparen, maar door het dagelijks te doen verminder je de wachttijden. Stel dat je de bestellingen altijd op vrijdagmiddag doet. Als een klant iets bij je bestelt, kan het zomaar een week duren voordat jij dat bij de leverancier bestelt. Je klant wacht dan dus een week langer dan nodig. In plaats daarvan kun je ook elke dag 1 uur besteden aan het bestellen van spullen. Dan ben je per week net zoveel tijd kwijt. Alleen hoeft de klant niet onnodig lang te wachten.
Breng focus aan
Breng focus aan in je werk. Doe niet allerlei taken naast elkaar of tegelijk, maar maak de taken één voor één af. Elke afzonderlijke taak kost dan minder tijd en de kwaliteit neemt zichtbaar toe.
Zorg dat je geen afleiding hebt tijdens je werk. Plan momenten waarop je met focus bepaalde taken uit kunt voeren. Schakel de telefoon door, leg je mobiel even weg en vraag collega’s je niet te storen. Let maar eens op hoeveel je dan kunt doen.
Hier is ook onderzoek naar gedaan. Een groep mensen moest 2 keer een IQ-test maken. De eerste keer met volle aandacht zonder dat ze werden afgeleid. De tweede keer met hun mobiele telefoon op tafel waar af en toe een berichtje op binnenkwam. De telefoon lag zo ver weg dat ze wel zagen en hoorden dat er een bericht binnenkwam, maar ze niet konden en mochten kijken.
Bij de tweede test scoorden de deelnemers gemiddeld 10 IQ-punten lager! Je wordt dus dommer als je geen focus hebt. Tijdelijk gelukkig…. Logisch dus dat je meer fouten maakt en de kwaliteit van je werk afneemt. Focus aanbrengen gaat direct resultaat opleveren.
Denk bewust na over je manier van werken
We zijn vaak zo druk bezig, dat we niet stilstaan bij alle activiteiten die we allemaal uitvoeren. Als je hier eens bewust naar kijkt zul je zien dat je veel dingen doet die onnodig zijn. Open je weleens een mailtje wat je daarna weer op ongelezen zet, om er op een later moment weer naar te kijken? Je leest het mailtje hierdoor onnodig vaak. Of hoe vaak zoek je naar documenten of spullen? Zonde van je tijd. Als je die activiteiten eruit haalt, levert dat direct tijd op. En daarnaast scheelt het je klant ook een hoop wachttijd. Win-win dus.
Zoals je ziet heb je zelf enorm veel invloed op de wachttijd van je klanten. Zonder dat je harder hoeft te werken, alleen slimmer. Die wachttijd verminderen zorgt voor meer klanten, meer tevreden klanten en een lagere werkdruk.
Wacht dus niet langer! Wanneer ga jij beginnen?
PIETER VAN SLIGTENHORST
LEAN2SUCCES
PIETER [email protected]
