Het opstellen van een goed verzuimprotocol is erg belangrijk voor de bedrijfsvoering van uw bedrijf. Dit kan erg lastig zijn, want er zijn veel punten waar u rekening mee moet houden. Daarnaast is het ook niet handig om een verzuimprotocol zomaar van een ander bedrijf over te nemen, want voor ieder bedrijf is dit anders. Om u te helpen hebben we daarom een aantal tips die u helpen bij het opstellen en verbeteren van een verzuimprotocol.
Hieruit bestaat een verzuimprotocol
Een verzuimprotocol is belangrijk als u verzuim binnen uw bedrijf wilt verlagen of voorkomen. Een verzuimprotocol moet aan een aantal punten voldoen. De belangrijkste richtlijnen van een verzuimprotocol is het goed laten verlopen van:
- Verzuimregistratie
- Verzuimbegeleiding- en gesprekken
- Ziekmeldingen
- Re-integratie bij verzuim
- De gezondheid van elkaar
Dit zijn de stappen die bij een verzuimbeleid of -protocol het belangrijkst zijn:
- De regels voor ziekmelding en verzuim
Wanneer een medewerker zich wil ziekmelden, zijn er een aantal stappen die hij of zij moet volgen om dit te kunnen laten slagen. Het is belangrijk dat u in het verzuimprotocol duidelijk maakt hoe, wanneer en bij wie medewerkers zich kunnen ziekmelden. Zet dit op een overzichtelijke manier onder elkaar. Dit is namelijk het eerste wat medewerkers moeten weten als ze ziek zijn en zich ziek willen melden.
- De rechten en verplichtingen van een zieke medewerker
Wanneer een werknemer ziek is, is het belangrijk om de regels en verplichtingen die hierbij horen te kennen en vast te stellen in het verzuimprotocol. Er zijn namelijk een aantal verplichtingen in het proces, die gelden voor u als werkgever en gelden voor uw medewerkers. Als een medewerker zich ziekmeldt moet diegene contact houden met een bedrijfsarts of arbodienst. Bij langdurig verzuim zijn er ook verplichtingen voor uw medewerkers. Denk hierbij aan vervangend werk.
- Het contact en de bereikbaarheid van de medewerker
In het verzuimprotocol moet ook helder beschreven worden hoe en op welke manier zij bereikbaar moeten zijn tijdens het verzuim. Het is belangrijk om aan te geven op welke momenten er contact tussen u en uw medewerkers moet zijn. Spreek hiervoor vaste momenten af en maak tijdens deze momenten afspraken over bijvoorbeeld re-integratie. Het is als werkgever verplicht om één keer in de zes weken contact te hebben met zieke medewerkers.
Het is daarnaast van belang om het contact met de arbodienst, bedrijfsarts, HR-manager of u als werkgever goed te onderhouden. Het kan namelijk weleens voorkomen dat de arbodienst de medewerker thuis wil bezoeken. Hiervoor zijn er ook een aantal regels die in de meeste gevallen gelden. Het verblijf waar de medewerker verblijft moet binnen 24 uur worden opgegeven. Het is verplicht dat de medewerker zich hier bevindt tijdens het verzuim, behalve als de medewerker naar een medisch specialist moet of als de leidinggevende hier toestemming voor geeft.
- Het proces en plan van aanpak voor de zieke medewerker
Als een werknemer ziek is, gaat de arbodienst hiermee aan de slag. Zij zorgen ervoor dat er binnen zes weken een probleemanalyse en advies wordt gevormd. Dit is gebaseerd op alle informatie die over de zieke werknemer beschikbaar is. De volgende stap in dit proces is dat u samen met uw medewerker bekijkt wat de opties zijn en een plan van aanpak maakt. Dit wordt vervolgens opgestuurd naar de arbodienst.
Met deze tips verbetert u uw verzuimprotocol.
Een goed verzuimprotocol opstellen kan knap lastig zijn. Er zijn een aantal factoren waar u rekening mee moet houden. Om het u makkelijker te maken hebben wij een aantal tips onder elkaar gezet die helpen bij het verbeteren van uw verzuimprotocol:
- Verwerk de basisregels in uw verzuimprotocol. Bij Sazas hebben we een kennisbank waarin meerdere artikelen staan die informatie geven over verzuimbeleid
- Zorg voor een goede samenwerking en communicatie met de arbodienst
- Laat uw werknemers meedenken bij het opstellen van het verzuimprotocol
- Zorg ervoor dat het verzuimbeleid vindbaar is en voor iedereen toegankelijk is
- Zorg dat de administratie over het verzuim op orde is
- Onderhoudt het contact met uw zieke werknemers en spreek deze op de afgesproken momenten
- Maak onder uw werknemers bekend dat ziektepreventie belangrijk is
- Zorg dat uw medewerkers bekend zijn met de arbodienst
- Geef de verschillende soorten verzuim aan in het protocol en maak deze kenbaar bij uw werknemers
- Zorg voor een goede verzuimverzekering
- Zorg voor een goede werkcultuur
