Je kent ze vast wel. Het type traditionele boekhouder. Stoffig imago, stapels papieren en kasten vol ordners om zich heen. Gedegen werkers, dat zeker. Ze weten precies hoe het zit, waar alles te vinden is en waar een bepaalde factuur over gaat. Waardevol dus. Maar wil jij een factuur inzien, dan heb je een probleem. Want waar vind je die? Zijn ze opgeborgen op nummer of op alfabet? Zit de factuur van Driebergen de Boer nou onder de D of de B?
Minimaal de helft van de facturen komt binnen via de mail. Zonde van het werk en het papier om die uit te printen. En ook nog eens slecht voor het milieu. Bankafschriften op papier? De bank laat je er zelfs voor betalen! Dat moet toch handiger kunnen?
Nou, dat kan! Via scan- en herkenoplossingen kunnen digitale facturen ingelezen worden in de financiële administratie. Een keer instellen hoe de factuur verwerkt moet worden, en alle volgende facturen van die leverancier worden op die manier verwerkt. Dat voorkomt een hoop werk en zorgt er ook nog eens voor dat alle kosten op dezelfde manier geboekt worden. Natuurlijk moet de factuur gecontroleerd worden. Dat kan eenvoudig via een app op je tablet of je smartphone. Bijvoorbeeld lekker vanaf terrasje thuis onder het genot van een drankje. Kun je gelijk met diezelfde app het bonnetje inscannen. Geen papierstromen meer. Geen gedoe met zoekgeraakte facturen die ergens binnen de organisatie zweven.
Als de factuur goedgekeurd is, dan kan die via een koppeling met het bankpakket zo klaargezet worden voor de betaling. De bankmutaties kunnen ingelezen worden in het boekhoudprogramma en door een keer zaken goed in te stellen, herkent het pakket de mutaties en verwerkt die automatisch.
Wil je zelf een factuur inzien, dan kan dat eenvoudig waar je ook bent. Via het online boekhoudpakket zijn alle facturen altijd na te kijken.
Een werkwijze echt van deze tijd en een stuk efficiënter. Klinkt mooi, maar werkt het ook echt zo? Jazeker! Toen bij een van onze klanten de traditionele boekhouder met pensioen ging, is de digitaliseringsslag ingezet. Vervolgens kan het bedrijf toe met een medewerker voor 28 in plaats van 40 uur. Dat is lekkere besparing.
Peter de Boer
Accountant Administratieconsulent
Driebergen Accountants, Rijnsburg
www.driebergenaccountants.nl
