Werknemers en ondernemers met een auto van de zaak die de bijtelling wegens privégebruik willen voorkomen dienen aan te kunnen tonen dat de auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden is gebruikt.
Volgens de wet dient bovenstaande middels een rittenregistratie of anderzijds te worden aangetoond. Aan deze rittenregistratie zijn voorwaarden gesteld. Naast de rittenadministratie wordt als aanvaardbaar bewijs aangemerkt als u en uw werknemer schriftelijk hebben afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan, bijvoorbeeld als een aanvulling op de arbeids- overeenkomst. Kenmerken hierbij zijn:
– U controleert het autogebruik en u administreert uw bevindingen.
– Uw werknemer is niet verzekerd voor privégebruik.
– Uw werknemer heeft zelf ook een auto.
De volgende manieren worden in ieder geval niet als aanvaardbaar bewijs aangemerkt:
– Er is uitsluitend een schriftelijke afspraak tussen u en uw werknemer dat privégebruik is verboden, eventueel is er een sanctie opgenomen, maar niets over controle van de afspraak. Er is ook niet gebleken dat er feitelijk wel controle is.
– Er is alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer.”
Gelet op bovenstaande is een sluitende rittenadministratie (lees: een juiste en volledige rittenadministratie) een zeer belangrijk middel om aan te kunnen tonen dat de auto voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt. In veel gevallen is er wel iets aan te merken op een rittenadministratie door de Belastingdienst aangezien de volgende gegevens per rit dienen te worden geregistreerd:
– Datum
– Beginstand en eindstand van de kilometerteller
– Beginadres en eindadres
– De gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke (is niet altijd de meest snelle route)
– Het karakter van de rit.
Indien blijkt dat een onjuiste of onvolledige rittenadministratie wordt overlegd bij een controle kan de Belastingdienst een hogere boete opleggen dan in de situatie dat er geen rittenadministratie overlegd kan worden. Dit verhoogt de druk op het juist voeren van een juiste en volledige rittenadministratie of kan er toe leiden dat rammelende rittenadministraties niet meer overlegd worden bij een controle.
Conclusie is dat de rittenadministratie juist en volledig dient te zijn.
Oscar Meijrink
Belastingadviseur Bunnig & Partners Accountants & Adviseurs
www.bunnig.nl
