In het handelsverkeer wordt veelvuldig gebruik gemaakt van algemene voorwaarden. Het gebruiken van algemene voorwaarden is handig omdat dan niet apart onderhandeld hoeft te worden over bijvoorbeeld de betalingstermijn, de garantie of de aansprakelijkheid. Deze onderwerpen kunnen in algemene voorwaarden worden vastgelegd die vervolgens op al uw potentiële/aspirant klanten van toepassing kunnen worden verklaard, zelfs als uw klanten de algemene voorwaarden niet hebben gelezen. Maar betekent dit dat de algemene voorwaarden ook altijd van toepassing zijn? Wel indien u de algemene voorwaarden op de juiste wijze aan uw klanten kenbaar zijn gemaakt én de bedingen in de algemene voorwaarden niet onredelijk bezwarend zijn.
Algemene voorwaarden tijdig aan de klant overleggen
Om de algemene voorwaarden te mogen toepassen, moeten zij vóór het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter hand zijn gesteld. Het overhandigen van de algemene voorwaarden bij het ondertekenen van de overeenkomst is nog net op tijd; het versturen van de algemene voorwaarden bij de eerste factuur is te laat. Het te laat toezenden van algemene voorwaarden leidt ertoe dat de algemene voorwaarden niet van toepassing zijn.
In de praktijk wordt ook wel een uittreksel van de algemene voorwaarden op de achterzijde van de overeenkomst afgedrukt. De volledige algemene voorwaarden worden dan niet altijd overhandigd.
In dat geval zijn niet alle algemene voorwaarden van toepassing, maar alleen de bepalingen die op de achterzijde zijn afgedrukt. Dat zijn immers de algemene voorwaarden die voor het sluiten van de overeenkomst zijn overhandigd. Indien het niet mogelijk is om de algemene voorwaarden te overhandigen, dan kunnen zij alleen van toepassing worden verklaard door op de overeenkomst te verwijzen naar de vindplaats van de algemene voorwaarden (het depotnummer bij de kamer van koophandel of de rechtbank) mét de toevoeging dat de algemene voorwaarden op verzoek kosteloos zullen worden toegezonden. Indien geen redelijk kans is geboden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden, dan bestaat het risico dat de wederpartij de algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk vernietigt en dat zij dus niet van toepassing zijn op de overeenkomst. Om dit risico te voorkomen en om aan te kunnen tonen dat uw klant de algemene voorwaarden heeft ontvangen, is het aan te raden dat uw klant voor ontvangst van de algemene voorwaarden tekent.
Bedingen in algemene voorwaarden kunnen ook worden vernietigd indien het beding “onredelijk bezwarend” is. Door de wetgever zijn een tweetal lijsten opgesteld waarop bedingen staan die onredelijk bezwarend zijn (de zwarte lijst) en waarvan vermoed wordt dat zij onredelijk bezwarend zijn (de grijze lijst). Bedingen uit algemene voorwaarden die op deze lijsten voorkomen, kunnen door consumenten worden vernietigd. Bedrijven kunnen zich niet op deze lijsten beroepen, maar zullen moeten bewijzen dan een beding onredelijk bezwarend is.
Om er zeker van te zijn dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn, doet u er dus verstandig aan uw algemene voorwaarden bij het aangaan van de overeenkomst te overhandigen en uw klant voor ontvangst te laten tekenen. Is overhandiging niet mogelijk? Verwijst u dan naar de deponering van de algemene voorwaarden en biedt aan om de algemene voorwaarden kosteloos toe te zenden.
