De kosten verlagen, dat wil elke organisatie! Logisch natuurlijk, waarom zou je onnodig hoge kosten maken? Je kunt op allerlei verschillende manieren kosten besparen. Door anders in te kopen of te kijken naar je lopende contracten bijvoorbeeld. Of door mensen niet onnodig allerlei materialen te laten gebruiken en verspillen. Met die manier van kosten verlagen is volgens mij niet zo veel mis.
Wat ik in de praktijk helaas vaak zie gebeuren, is dat we mensen gaan ontslaan of medewerkers gaan belonen om alles steeds goedkoper en sneller te doen. Dat vind ik dan weer een veel minder goed idee.
Mijn advies: Stuur niet op kostenverlaging, maar verhoog de kwaliteit! Door te streven naar een hogere kwaliteit zul je zien dat je kosten dalen. Echt waar!
Sturen op kostenverlaging leidt tot ellende
Als organisaties kosten willen verlagen, worden vaak medewerkers ontslagen. Dat is immers één van de grootste kostenposten. Realiseer je wel dat, als je 10% van de medewerkers ontslaat, de overgebleven 90% dat vrijgekomen werk erbij moet gaan doen. Gevolg is dat mensen meer werkdruk en stress ervaren (hoger verzuim en verloop) en meer fouten (herstelkosten) gaan maken. De kwaliteit gaat omlaag en klanten moeten langer wachten op de producten of diensten, waardoor ze ontevreden worden. Dit leidt weer tot meer werk, omdat ontevreden klanten gaan bellen om te vragen waar hun producten blijven of om te klagen over fouten.
Je ziet dat mensen ontslaan dus veel extra verborgen kosten tot gevolg heeft en kan leiden tot ontevreden klanten. Wat op termijn weer zorgt voor een lagere omzet. Niet doen dus.
Als je medewerkers gaat aansturen op het verlagen van de kosten, betekent dat in de praktijk vaak dat alles sneller moet. Dus minder tijd om het goed te doen. Neem als voorbeeld de thuiszorg. Dat moet goedkoper, dus krijgen mensen minder tijd om hun werk goed te doen. Door die tijdsdruk maken we ook weer meer fouten, leveren we een lagere kwaliteit en krijgen we ontevreden klanten.
Een ander gevolg kan zijn dat er goedkopere materialen gebruikt moeten worden, en dat we daardoor een lagere kwaliteit gaan leveren.
Dat kostenverlaging tot lagere kwaliteit leidt werd goed duidelijk bij Tesla. Zij stuurden continu op de kosten, alles moest steeds goedkoper. Gevolg was dat Tesla de eerste jaren heel veel fouten maakte. Elon Musk verwoordde dat ongeveer als volgt: ‘Wij stellen zulke hoge eisen aan de kwaliteit, dat 80% van de auto’s die uit onze fabriek komen niet aan onze eigen eisen voldoen’. Een mooie manier om te zeggen dat er rommel uit je proces komt, want 80% moest dus achteraf worden hersteld. Al dat herstelwerk is veel duurder dan je werk gewoon in 1x goed doen (kwaliteit leveren), wat initieel iets meer tijd kost. Gelukkig heeft Tesla hier ook van geleerd en gaat het tegenwoordig al een stuk beter.
Stuur op het leveren van kwaliteit
Door de kwaliteit van je werk te verhogen, zal je veel minder fouten maken en minder herstelwerk hebben. Ook wordt veel voorspelbaarder wanneer je iets kunt leveren, omdat er minder onverwachte dingen gebeuren. Dat alles scheelt aanzienlijk in de kosten. En je hebt ook minder ontevreden klanten die je van je werk houden wat veel tijd scheelt.
Daarnaast is het veel leuker voor medewerkers om kwaliteit te leveren waar klanten blij mee zijn. De tevredenheid onder medewerkers zal dus ook toenemen, wat leidt tot minder verzuim en verloop en dus ook tot lagere kosten.
Medewerkers bewust maken van de kosten is prima. Onnodige werkzaamheden verminderen natuurlijk ook. Maar voorkom dat je je blind staart op lagere kosten. Focus op de kwaliteit van je werk en laat je verrassen door de hoeveelheid kosten die dit scheelt.
PIETER VAN SLIGTENHORST
LEAN2SUCCES
PIETER [email protected]
