Druk, druk, druk… als je iemand vraagt hoe het gaat: ‘prima, en druk!’. Iedereen heeft het altijd maar druk, privé en ook op het werk. Bijna elke organisatie heeft een personeelstekort en dat zorgt ervoor dat medewerkers steeds harder moeten werken. Met allemaal nare dingen tot gevolg: stress, burn-outs, fouten, ontevreden medewerkers en klagende klanten. Toch is het lang niet altijd nodig om alsmaar harder te werken. Het kan natuurlijk ook slimmer!
Om de dingen te vinden die gemakkelijker kunnen, moet je af en toe even de tijd nemen om van een afstandje naar je werk te kijken. En die tijd hebben, of nemen, we vaak niet. Zonde! Neem eens 30 minuten de tijd en ga op zoek naar verspilling in je werk. Als je alle onnodige handelingen uit je werk kunt halen wordt het al een stuk gemakkelijker. En je zult verbaasd zijn over de hoeveelheid verspilling in je eigen werk.
Wat is verspilling?
Binnen Lean kennen we 8 vormen van verspilling. Je kunt TIM WOODT onthouden, dat zijn de eerste letters van de 8 vormen van verspilling. Ik zal ze hieronder verder toelichten.
Transport: Het onnodig verplaatsen van materialen en producten. Bedenk maar eens hoe vaak je spullen verplaatst in en uit eenmagazijn. Of kijk naar de bouw waar een stukadoor van de ene naar de andere bouwplaats al zijn spullen verplaatst. Dit kost allemaal tijd en geld en kan met wat creativiteit best minder.
Inventory: Te veel voorraad van producten en materialen.
Hoeveel spullen liggen er bij jullie op kantoor of in het magazijn? Waarschijnlijk ook veel dingen die je nooit (meer) gebruikt en misschien zelfs wel producten die je al lang niet meer verkoopt. Ze nemen wel ruimte in, en zorgen ervoor dat je veel moet zoeken.
Motion: Beweging van mensen zoals lopen, kijken en zoeken.
Hoe vaak loop je ergens naar toe om iets te pakken, zoek je naar een document, een mail of een stuk gereedschap? Allemaal onnodig.
Waiting: Wachttijd van medewerkers. Wachten op een akkoord van een leidinggevende of op een traag IT-systeem. Bedenkt eens hoe lang je in een vergadering eigenlijk zit te wachten…Ben je daar echt het hele uur nodig?
Overproduction: Meer produceren dan de klant wenst.
Als je meer producten maakt moet je ze opslaan in een magazijn (kost geld), verzekeren en misschien zelfs koelen. Ook kunnen de producten verouderen of kan de klantwens veranderen waardoor ze minder waard worden. En dan is al het werk wat je eraan gehad hebt voor niets.
Overprocessing: Onnodige activiteiten. Het vastleggen van informatie in een systeem waar vervolgens nooit meer iemand iets mee doet. Dubbele controles, of mails die je hebt gelezen en vervolgens weer op ongelezen zet…Zonde van de tijd.
Defects: Fouten die gemaakt worden. Fouten maken is niet erg, maar als steeds dezelfde dingen fout gaan wordt het wel een probleem. Dan ben je vooral tijd kwijt met controleren en herstellen.
Talent: Het verspillen van talent. Het niet benutten van het talent van medewerkers. Veel medewerkers hebben heel goede ideeën over hoe het werk beter en makkelijker kan. Helaas wordt hier veel te weinig naar gevraagd en gaan deze goede ideeën vaak verloren.
Hoe kan ik verspilling vinden?
Ga eens 30 minuten zitten tussen een team van werkende collega’s. Neem TIM WOODT, een schrijfblok en een pen mee. Observeer wat je allemaal ziet waarvan je denkt dat het wel eens verspilling zou kunnen zijn, en noteer dit. Doordat je door de verspillingenbril kijkt zal je veel meer opvallen. Je zult verbaasd staan hoe snel je een pagina vol hebt met observaties.
Bespreek vervolgens alles wat je hebt gevonden met het team. Vertel wat je zag of hoorde en vraag het team waarom ze dit op deze manier doen. Een deel van wat je gevonden hebt is waarschijnlijk heel nuttig werk, en een deel is verspilling. Verspilling herken je doordat het team niet goed kan uitleggen waarom ze het doen: ‘zo doen we het nou eenmaal altijd al’ of ‘zo heb ik het van een collega geleerd’. Dat zijn geen goede argumenten om ermee door te gaan natuurlijk.
Bedenk daarna wat je moet doen om de verspilling uit je werkwijze te kunnen halen. Maak het niet te groot en doe het in kleine stapjes.
Nog 1 belangrijke tip: Ga kijken, stel vragen en toen respect! Doe geen aannames en kijk zelf op de werkvloer voordat je iets met het team bespreekt. Oordeel niet, maar stel vragen en wees nieuwsgierig. En toon respect! Ga ervanuit dat iedereen de hele dag met de beste bedoelingen aan het werk is. Onhandige dingen die we nu doen zijn waarschijnlijk ooit heel nuttig geweest.
Wanneer ga jij je je werk makkelijker maken? Dat kan al door een half uurtje op een stoel te gaan zitten en om je heen te kijken. TIM WOODT gaat je helpen, dus maak je niet druk.
PIETER VAN SLIGTENHORST
Lean2Succes
[email protected]
LisetteM