Een office manager is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van een kantoor en alle bijbehorende activiteiten. Deze taken variëren van het beheren van voorraden tot het onderhouden van contacten met leveranciers. Om de efficiëntie en productiviteit op de werkvloer te garanderen, zijn er een aantal zaken die een office manager moet regelen. In dit artikel bespreken we enkele van deze taken.
Kantoorbenodigdheden beheren
Een belangrijk aspect van het takenpakket van een office manager is het beheren van de kantoorbenodigdheden. Dit omvat onder andere het bestellen en bijhouden van de voorraad aan papier, pennen, printercartridges en ander kantoormateriaal.
Schoonmaak en onderhoud
Een schone en nette werkomgeving is van essentieel belang voor een gezonde en productieve werkomgeving. Het is de verantwoordelijkheid van de office manager om het schoonmaken en onderhoud van het kantoor te organiseren en uit te voeren. Dit kan onder andere het inhuren van een schoonmaakbedrijf omvatten. Een ander belangrijk aspect is afvalbeheer. Het is de taak van de office manager om een effectief systeem voor afvalverwerking te implementeren en te onderhouden. Een van de manieren om dit te doen is een rolcontainer huren.
Beveiliging
Een office manager is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van het kantoor. Dit omvat het beheren van toegang tot het kantoor, het monitoren van beveiligingscamera’s en het up-to-date houden van de beveiligingssoftware. Hij of zij zorgt er ook voor dat er voldoende veiligheidsmaatregelen zijn en dat werknemers zich bewust zijn van de veiligheidsprocedures bij noodgevallen.
Administratieve taken
Vaak is de office manager ook verantwoordelijk voor diverse administratieve taken. Den aan de postverwerking, het opnemen van de telefoon, het afhandelen van diverse mails en het beheren van de agenda. Ook kan een office manager wat ondersteuning bieden aan de HR-manager, door bijvoorbeeld te helpen met VOG-aanvragen of het opstellen van contracten.
De spil van het kantoor
Een officemanager is onmisbaar omdat hij of zij verantwoordelijk is voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten op kantoor. De officemanager is de spil van het kantoor en speelt een cruciale rol in het ondersteunen van de werknemers en het beheren van de zakelijke activiteiten.
