Werk jij als MKB’er nog op een Windows 2003 server? Of denk je eraan om volledig in the cloud te stappen? En wat te denken van je bedrijfsveiligheid? Is die nog wel gewaarborgd met jouw huidige manier van back-uppen? Allemaal vragen en nieuwe ontwikkelingen die je als ondernemer de nodige hoofdbrekens bezorgen. Toch is het verstandig om niet direct maar op iedere hype in te springen, raadt ICT expert PWA aan. Wat voor de één werkt, hoeft zeker niet voor een ander te werken. In dit verhaal leggen ze uit waarom automatiseren wat hen betreft een kwestie van maatwerk, nadenken én betrokken samenwerking met de klant is.
‘Ben jij al over op the cloud?’ Hoe vaak je die vraag tegenwoordig niet hoort als ondernemer…. Bedrijven stappen massaal over naar ‘the cloud’ en als je nog niet over bent, krijg je al snel het idee dat je achterloopt. Maar is dat wel zo? “Het is echt een hype of modegril geworden”, beaamt Theo Heemskerk, één van de drie eigenaren van PWA uit Noordwijkerhout, “maar wij geloven dat cloudoplossingen niet voor iedereen werken. Het wordt zo mooi gezegd: met je bedrijf in the cloud kun je ‘anywhere, anytime en anyplace’ werken. Dat is misschien leuk als je een groot bedrijf met verschillende locaties of allemaal flexwerkers hebt en een (dure) glasvezelkabel als snelle internetverbinding kunt aanleggen. Maar wat heb je daaraan als je als MBK’er met je werknemers gewoon iedere dag in hetzelfde bedrijfspand werkt? Dan slaat het nergens op en betaal je daar dus alleen maar onnodig voor.”
Waarom eigenlijk in the cloud?
Een interessante discussie waar collega Maurice Flier vanuit het vele contact met de klanten het volgende aan toevoegt: “Vaak hebben ze iets gehoord van of gezien bij iemand anders en willen ze dat ook. Maar wij kijken verder dan dat. Wat veel bedrijven zich bijvoorbeeld niet realiseren, is dat cloudoplossingen kant-en-klaaroplossingen zijn die daardoor goedkoop kunnen worden aangeboden, maar absoluut geen maatwerk leveren. Of er moet een heel apart wolkje alleen voor jouw bedrijf worden gecreëerd, maar dat is vaak onbetaalbaar. Daarnaast is het zoals gezegd echt heel erg situatie- en bedrijfsafhankelijk. Een gesprek over the cloud begint bij ons altijd met de vraag waarom men eigenlijk in the cloud wil. Pas als we dat weten, kunnen we op zoek naar de beste oplossing voor onze klant.”
En dan kan het dus heel goed zijn dat deze drie experts een overstap naar the cloud afraden. “Sterker nog, er zijn ook hele mooie hybride tussenoplossingen die voor een gemiddelde MKB’er primawerken ”, vult Steph de Jong aan. “Je kan bijvoorbeeld denken aan het vervangen van de oude, zware en dure server door een veel lichtere en goedkopere variant. Hierop kun je als bedrijf dan uitstekend je documenten, printprofielen en bedrijfsspecifieke software op laten draaien. En daarnaast kies je dan voor de clouddienst Office 365 of Exchange Online als mailoplossing, zo combineer je het beste van de twee werelden. Om flexibel te kunnen opschalen, maar ook om de benodigde oplostijd te reduceren bij storingen en calamiteiten, is het logisch om servers altijd te virtualiseren. Dit kan vandaag de dag al bij de allergoedkoopste servers!”
Oude Windows 2003 server onveilig!
Sowieso is het vervangen van de oude server momenteel iets wat bij veel bedrijven speelt. “Grote kans dat veel MKB’ers nog op een oude Windows 2003 server werken”, begint Theo te vertellen, “maar wist je dat daar vanaf deze maand geen updates meer voor uitgebracht worden? Dat betekent dus een grote bedrijfson-zekerheid want als bedrijf zit je straks met een besturingssysteem dat potentieel onveilig is. Voor veel bedrijven is dit dus nu het moment om een keuze te maken! Ga ik volledig over op the cloud of investeer ik juist in een hele nieuwe, maar net weer zo’n zware en dure server? Maar slimmer is juist voor een hybride oplossing te kiezen. Het voordeel? Lagere investeringskosten dan wanneer je een vervangende server zou moeten kopen én lagere maandkosten dan wanneer je volledig in the cloud zou stappen. Het belangrijkste? Qua functionaliteit lijkt het op de oude situatie waardoor bedrijven niet in één keer over hoeven, zaken vertrouwd aanvoelen en bedrijven nog bijvoorbeeld met hun oude boekhoudprogramma kunnen werken.”
Al pratende over de te automatiseren veiligheid binnen bedrijven komt het drietal als vanzelf op het verhaal back-up. “Ook op dit gebied zien we heel veel gebeuren… Waar veel ondernemers nog te veel denken aan brand als enige bedreiging voor de continuïteit van het bedrijf, zijn het er in de praktijk van tegenwoordig al heel veel meer. Wist je bijvoorbeeld dat ransomware onder hackers momenteel erg populair is? Deze vorm van malware ‘ontvoert’ je bestanden en zet ze om in niet te lezen bestandjes zodat je al je documenten versleuteld terugvindt. Als je op de oude manier back-upt, dus via een harde schijf of usb-stick kan het dus zo zijn dat je het virus daar automatisch bij opslaat. Als je je bestanden dan vervolgens wilt terugzetten, dan zet je je bestanden dus versleuteld terug. Bij een goede back-up gaat het dus niet langer en alleen om dataverlies, maar ook om productiviteitsverlies. Je wilt voorkomen dat je dagen stilstaat als bedrijf.”
Bouwplannen en legosteentjes
Al pratende komen de drie tot de conclusie dat ook automatiseren dus eigenlijk een kwestie van maatwerk is. “Altijd”, zijn de heren stellig. “We proberen altijd met de klant na te denken over twee dingen: ‘wat is het plan van aanpak als er een probleem is?’ en ‘werkt de gewenste oplossing ook bij inkrimpen, groei of tijdens piektijden?’ Daarbij werken we het liefst met betrokken klanten. Dat werkt veel beter. Zij kennen hun eigen bedrijf tenslotte als geen ander. Daarnaast leggen we ook het liefst zoveel mogelijk aan ze uit. Zodat ze weten wat ze kopen en met welke legosteentjes wij voor ze gaan bouwen. Daarom schetsen wij vaak complete bouwplannen, daarom praten we veel vooraf, besteden we veel tijd aan het maken van een uitgebreide offerte en betrekken we onze klanten graag bij ons werk. Omdat we graag willen dat ze zelf begrijpen waarin ze gaan investeren. Tenslotte is automatisering ook het hart van hun bedrijf. Wij zorgen er alleen voor dat de weg ernaar toe geen hobbelweg, maar snelweg wordt.”
Wie is PWA?
Opgericht in 2001 naast hun studie kantoorautomatisering is het bedrijf PWA met inmiddels 25 medewerkers ietwat uit de hand gelopen… Maar niet met minder passie werkend, staan de drie eigenaren nog steeds en met 24/7 bereikbaarheid voor wat ze hun klanten beloven: het zoeken naar de beste oplossing, qua prijs én kwaliteit.
Doelgroep? Bedrijven die zelf geen of maar één systeembeheerder hebben. Ondernemers die hun automatisering uit handen willen geven aan een veelzijdige automatiseerder.
Aanpak? Nuchter en met beide benen op de grond. Zodat niet alleen de beste, maar ook prijstechnisch de meest interessante oplossing gevonden en geïmplementeerd wordt. Middelen? Onbeperkt. Van standaardabonnement of nacalculatie achteraf tot een vaste prijs voor storingen of maatwerkuren die vooraf worden ingekocht. Net wat de klant wil….
Waarom? Zodat het volledig op de situatie en wensen van de klant kan worden afgestemd. Zo ontstaat automatisering die werkt volgens de behoefte van de klant en die geen irritatie wekt!
Duur? Welnee! In de meeste gevallen juist niet! Omdat er direct een maatwerkjasje wordt aangemeten dat ook bij groei, krimp of tijdelijke pieken of dalen werkt en daardoor vaak langer, duurzamer en met minder kosten en meer efficiency werkt!
PWA
Pletterij 1F
2211 JT Noordwijkerhout
T 0252 – 200000
E [email protected]
I www.pwa.it
